TIETOSUOJAILMOITUS TUTKIMUKSEEN OSALLISTUVALLE
EU:N YLEINEN TIETOSUOJA-ASETUS 2016/679, 12-14 ART.
PÄIVÄYS: 7.9.2020

Tietoa tutkimukseen osallistuvalle

Olet osallistumassa Oulun yliopiston Käyttöliittymät ja ihmiskeskeinen digitalisaatio (INTERACT)-tutkimusyksikön tekemään tutkimukseen. Tässä selosteessa kuvataan, miten henkilötietojasi käsitellään tutkimuksessa.

Tutkimukseen osallistuminen on vapaaehtoista. Sinuun ei kohdistu mitään negatiivista seuraamusta, jos et osallistu tutkimukseen tai jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen. Jos keskeytät osallistumisesi tutkimukseen, ennen keskeytystä kerättyä aineistoa voidaan kuitenkin käyttää tutkimuksessa. Tämän ilmoituksen kohdassa 14 kerrotaan tarkemmin, mitä oikeuksia sinulla on ja miten voit vaikuttaa tietojesi käsittelyyn.

1. Tutkimuksen rekisterinpitäjä

Oulun yliopisto

  • Osoite: PL 8000, 90014 Oulun yliopisto (Pentti Kaiteran katu 1, Linnanmaa)

Yhteyshenkilö tutkimusta koskevissa asioissa:

  • Nimi: prof. Netta Iivari, tutkimustyön vastuullinen johtaja
  • Osoite: Oulun yliopisto, INTERACT-tutkimusyksikkö
  • Puhelinnumero: 0294 480 000
  • Sähköpostiosoite: [email protected]

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Tutkimusyksikkömme tutkii monipuolisesti ja –tieteisesti digitalisaation merkitystä ja mahdollisuuksia tavallisten ihmisten arjessa käyttäjiä arvostaen ja parhaimmillaan myös osallistaen. Tätä tarkoitusta varten keräämme erilaisia tutkimusaineistoja paitsi suoraan henkilöltä itseltään (kyselyt, haastattelut, jne.) myös erilaisten tutkimustapahtumien aikana (esim. ryhmätyöt, osallisten työpajat jne.). Myös hankkeen rahoittajat saattavat vaatia henkilötietojen keräämistä yleensä tilastointitarkoitusta varten. Teemme tutkimusta paitsi yliopiston tiloissa myös jalkautumalla ihmisten arkeen, kuten kouluille ja työpaikoille. Keskeisenä aineistona näistä tutkimuksista syntyy erilaisia teksti-, kuva-, ääni- ja videoaineistoja sekä mahdollisesti myös lokitietoja erilaisten digitaalisten laitteiden ja sovellusten käytöstä. Eri menetelmin syntyneitä aineistoja voidaan tutkimusaineiston analyysivaiheessa myös yhdistää. Kutakin hanketta koskien laaditaan erillinen kuvaus kyseisen hankkeen yksityiskohdista (kuten tutkimuksen nimi ja luonne sekä kesto, jonka aikana tutkimusaineisto hankitaan) sekä osapuolista ja heidän keskinäisestä vastuunjaostaan.

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Oulun yliopiston tietosuojavastaavan sähköpostiosoite: [email protected].

4. Tutkimuksen suorittajat

Oulun yliopiston Tieto- ja sähkötekniikan tiedekunnan, INTERACT-tutkimusyksikön tutkijat ja tutkimusavustajat sekä heidän yhteistyökumppaninsa.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Tutkimushankkeissa kerätty aineisto käsitellään ja arkistoidaan sellaisenaan pitempiaikaiseen käyttöön yksikön tutkimus- ja opetustyötä varten. Tiedot arkistoidaan INTERACT-tutkimusyksikön tiloissa ja sen käytössä olevilla laitteistolla. Henkilötietoja käsitellään seuraavalla yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan mukaisilla perusteilla:

  • tutkittavan suostumus
  • rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattaminen
  • yleistä etua koskeva tieteellinen tai historiallinen tutkimus, tilastointi tai julkisen vallan käyttö

Tämä ei ole tässä tapauksessa henkilötietojen käsittelyn peruste: rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettu etu 

6. Arkaluonteiset henkilötiedot

Tutkimuksessa ei käsitellä arkaluonteisia henkilötietoja.

7. Mitä henkilötietoja tutkimusaineisto sisältää

Keskeisenä tutkimusaineistona tutkimuksen aikana syntyy erilaisia teksti-, kuva-, ääni- ja videoaineistoja ja -tiedostoja. Eri menetelmin syntyneitä tutkimusaineistoja voidaan tutkimusaineiston analyysivaiheessa yhdistää. Tutkittavilta saatetaan pyytää tutkimusluvan yhteydessä henkilötietoja kuten nimi, sukupuoli, organisaatio, yhteystiedot ja allekirjoitus. Varsinaisia tutkimusaineistoja ei yhdistetä tutkimusluvassa kerättyjen henkilötietojen kanssa.

8. Mistä lähteistä henkilötietoja kerätään

Tutkimuslupalomakkeella kysytään henkilötietoja henkilöltä itseltään. Tutkimukseen osallistumisen ja työskentelyn aikana syntyy henkilön itsensä tuottamaa aineistoa tai aineistoa henkilön osallistuessa tutkimustapahtumiin. Mahdollisesti tutkimuksen aikana henkilön tutkimustarkoituksessa käyttämistä digitaalisista laitteista ja sovelluksista tallentuu lokitietoja.

9. Henkilötietojen siirto tai luovuttaminen tutkimusryhmän ulkopuolelle

Varsinaista tutkimusaineistoa (teksti-, kuva-, ääni- ja videotiedostoja ja lokitiedostoja) voidaan käsitellä ja analysoida INTERACT-tutkimusryhmän lisäksi myös tutkimuksen kuvauksessa mainittujen yhteistyötahojen tutkimuksessa. Myös opinnäytetyöntekijät voivat käsitellä tietoja em. tutkimusryhmien valvonnassa. Tietoja voidaan luovuttaa myös rahoittajalle.

10. Henkilötietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei siirretä.

11. Automatisoitu päätöksenteko

Automaattisia päätöksiä ei tehdä.

12. Henkilötietojen suojauksen periaatteet

Tiedot ovat salassa pidettäviä.

Manuaalisen aineiston suojaaminen: Manuaalinen aineisto säilytetään lukollisessa komerossa INTERACT-tutkimusyksikön tiloissa. Komero on vain rajatun määrän ihmisiä käytössä.

Tietojärjestelmissä ei käsitellä seuraavia tietoja:

  • käyttäjätunnus
  • salasana
  • käytön rekisteröinti
  • kulunvalvonta
  • joku muu

Suorien tunnistetietojen käsittely:

  • Suorat tunnistetiedot poistetaan analysointivaiheessa aina kun mahdollista
  • Osa aineistosta saatetaan analysoida suorin tunnistetiedoin, koska anonymisoidun video- ja kuvadatan käyttö tutkimuksessa ihmisten toiminnan ymmärtämiseen ei ole mielekästä.

13. Henkilötietojen käsittely tutkimuksen päättymisen jälkeen

Henkilötietosi arkistoidaan

  • ilman tunnistetietoja aina kun mahdollista
  • video-, audio- ja kuva-aineisto tunnistetiedoin, koska niitä ei voi aineistosta poistaa (kuva ja ääni ovat tunnistetietoja).

Mihin aineisto arkistoidaan ja miten pitkäksi aikaa:

  • Aineisto arkistoidaan Oulun yliopiston Interact-tutkimusyksikön toimesta yliopiston tiloissa ja tietovarastoissa, koska tutkimusyksikkö tekee pitkäaikaistutkimusta aiheesta
  • Arvioimme aineistokohtaisia säilytystarpeita systemaattisesti vuosittain.

14. Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen?

Tietosuojalainsäädännön mukaisesti tutkittavalla on tiettyjä oikeuksia, joilla tutkittava voi varmistaa perusoikeuksiin kuuluvan yksityisyyden suojan toteutumisen. Mikäli tutkittava haluaa käyttää tässä kohdassa 14 mainittua oikeuttaan, ota yhteyttä kohdassa 1 mainittuun tutkimuksen yhteyshenkilöön.

Suostumuksen peruuttaminen (tietosuoja-asetuksen 7 artikla):

  • Sinulla on oikeus peruuttaa antamasi suostumus, mikäli henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Oikeus pyytää pääsyä tietoihin (tietosuoja-asetuksen 15 artikla):

  • Sinulla on oikeus pyytää tietoa siitä, käsitelläänkö henkilötietojasi tutkimuksessa ja mitä henkilötietojasi tutkimuksessa käsitellään. Voit myös halutessasi pyytää jäljennöstä käsiteltävistä henkilötiedoista.

Oikeus pyytää tietojen oikaisemista (tietosuoja-asetuksen 16 artikla):

  • Jos käsiteltävissä henkilötiedoissasi on epätarkkuuksia tai virheitä, sinulla on oikeus pyytää niiden oikaisua tai täydennystä.

Oikeus pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa käsittelyä pyytää tietojen siirtoa järjestelmästä toiseen (tietosuoja-asetuksen 17, 18, 20, 21 artiklat):

  • Voit myös pyytää tutkimuksessa käytettyjen henkilötietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista sekä voit vastustaa käsittelyä tai pyytää tietojesi siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Oikeuksista poikkeaminen:

  • Edellä tässä kohdassa 14 Mitä oikeuksia sinulla on ja oikeuksista poikkeaminen mainitut oikeudet eivät ole ehdottomia eivätkä siten päde jokaisessa tapauksessa ja näistä oikeuksista saatetaan poiketa tietosuojaa koskevan lainsäädännön mukaisesti esim. silloin, kun oikeudet estävät tieteellisen tai historiallisen tutkimustarkoituksen tai tilastollisen tarkoituksen saavuttamisen tai vaikeuttavat sitä suuresti. Tarvetta poiketa oikeuksista arvioidaan aina tapauskohtaisesti.

15. Valitusoikeus

Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

  • Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs, 00520 Helsinki
  • Postiosoite: PL 800, 00521 Helsinki
  • Vaihde: 029 56 66700
  • Faksi: 029 56 66735
  • Sähköposti: [email protected]